Checkinea envía a los huéspedes dos correos distintos en torno a su estancia. Es fácil confundirlos, así que aquí tienes lo que hace cada uno y dónde lo controlas. Parte de la automatización completa del huésped — mira cómo encaja con el mensaje automático de la OTA y la presentación al SES en La automatización completa del huésped.
La invitación de check-in
Es el correo que lleva al huésped a tu formulario de check-in online. La envía el anfitrión, no es automática — la envías tú mismo desde la página de la reserva con el botón Enviar invitación por correo. Usa una plantilla fija y contiene el enlace de check-in personal del huésped; el nombre de remitente del correo es el nombre de tu alojamiento.
Por defecto se envía una sola vez por reserva. Una vez enviada, el botón pasa a ser Reenviar, con una confirmación antes de volver a dispararse — útil si el huésped perdió el correo o si rebotó. La página de la reserva muestra el estado de entrega actual (enviada, entregada, rebotada, marcada como spam o fallida) para que sepas si merece la pena reenviarla.
Si una reserva aún no tiene correo del huésped, Checkinea te pide que añadas uno antes de poder enviar nada.
Instrucciones de llegada
Este es un correo totalmente automático con información práctica para la llegada — código de la puerta, aparcamiento, wifi, cómo llegar — que se envía al huésped antes del check-in sin que tengas que activarlo tú. A diferencia de la invitación, el contenido es totalmente tuyo.
Activarlas y ajustar el tiempo de aviso
Las instrucciones de llegada tienen su propio interruptor ("Activar instrucciones de llegada") y un tiempo de antelación: cuántas horas completas antes de tu hora de check-in se envía el correo — entre 0 y 24 horas de antelación. En el extremo de 24 horas, el envío cae el día anterior al check-in, no el mismo día de la entrada.
Redactar el mensaje
El cuerpo es texto libre. Puedes usar estos campos combinados y Checkinea los rellena para cada huésped en el momento del envío:
{{guest.name}}— el nombre del huésped principal{{property.name}}— el nombre de tu alojamiento{{booking.checkIn}}— la fecha de entrada{{property.checkInTime}}— tu hora de check-in{{property.checkOutTime}}— tu hora de check-out
El mensaje debe tener texto antes de poder activarlo, y solo puede usar los
campos de arriba: Checkinea rechaza el guardado si el texto contiene un
marcador {{...}} que no reconoce.
Dónde configurarlo
- Valor por defecto de la cuenta — Alojamientos → Valores predeterminados de la cuenta → pestaña Llegada. Se aplica a todos los alojamientos que no tengan su propia versión.
- Anulación por alojamiento — la pestaña Llegada de ese alojamiento en concreto. En cuanto guardes una anulación ahí, tiene prioridad sobre el valor por defecto de la cuenta solo para ese alojamiento.
Cuándo se envía
Un proceso automático cada hora revisa qué reservas tocan y envía el correo una sola vez por reserva — si ya se envió para una reserva, el proceso no lo reenvía. Hoy se envía en tu idioma (el del titular de la cuenta), no necesariamente en el del huésped.
Cómo escribir un buen mensaje de llegada
Un mensaje corto y concreto es mejor que uno largo. Incluye:
- Cómo entrar — código de la puerta, caja de llaves, recogida de llaves, o dónde quedar con alguien.
- Cómo llegar — aparcamiento, entrada si no es obvia desde la calle, planta/número de apartamento.
- Wifi — nombre de la red y contraseña.
Sé específico del alojamiento en vez de genérico: es lo último que lee el huésped antes de presentarse en tu puerta.