Qué es
La bandeja de entrada reúne todas las conversaciones con huéspedes en un solo sitio: un hilo por reserva, de todos tus alojamientos, con la actividad más reciente primero. La encuentras en el menú lateral justo después de Reservas, con un aviso que muestra cuántos hilos tienen mensajes sin leer.
Es la misma conversación que ya ves desde la página de la reserva. La bandeja de entrada es solo una forma más rápida de llegar a todas a la vez.
La lista
Cada fila muestra:
- Nombre del huésped y alojamiento
- Fechas de la estancia y una etiqueta de estado (Próxima, Llega hoy, En curso, Finalizada)
- Cuánto hace de la última actividad
- Un punto de no leído cuando hay algo nuevo
- La marca de prioridad si la has puesto
- Una vista previa de una línea del último mensaje o correo
Por defecto la bandeja de entrada muestra los hilos abiertos: los que no están resueltos ni pospuestos, con la actividad más reciente primero y los prioritarios fijados arriba del todo.
Filtrar y encontrar una conversación
Los chips de la parte superior limitan la lista a No leídos, Prioridad, Pospuestos o Resueltos, y a un estado de estancia. Si gestionas más de un alojamiento, un selector de alojamiento limita la lista a uno solo. Busca por nombre del huésped o código de reserva para ir directo a una conversación.
Abrir una conversación
Toca una fila para abrir su hilo. En un ordenador se abre en un panel a la derecha mientras la lista sigue visible; en el móvil ocupa toda la pantalla, y el botón de volver te devuelve a la lista.
Es el mismo hilo al que llegas desde el botón "Mensajes" de una reserva, así que lo que hagas en un sitio se refleja en el otro. Un enlace "Abrir reserva" te lleva a la página completa de la reserva. El hilo comprueba si hay actividad nueva por su cuenta mientras lo tienes abierto, así que no hace falta que lo actualices.
Prioridad, posponer y resolver
Marca una conversación como prioritaria para fijarla arriba de la lista. Pospónla para ocultarla de la vista por defecto hasta un momento que elijas (mañana por la mañana, el día antes de que llegue el huésped, o una hora concreta) o hasta que el huésped vuelva a escribir, lo que ocurra antes. Resuélvela cuando esté zanjada; sale de la vista por defecto, y un nuevo mensaje del huésped la reabre automáticamente.
Abrir un hilo lo marca como leído.
Responder
Para enviar un mensaje al huésped hace falta una conexión de canal OTA, configurada en Autopilot. Los demás correos que le envías, como la invitación de check-in o las instrucciones de llegada, aparecen en la misma línea de tiempo junto a su estado de entrega, así que ves todo lo que le ha llegado al huésped en un solo sitio.
Para más sobre esos correos automáticos, consulta La invitación de check-in y las instrucciones de llegada automáticas.
Plantillas y notas
Las plantillas de respuesta están en Configuración, Plantillas de
respuesta. Desde un hilo, el control Insertar plantilla rellena los
marcadores de la plantilla ({guest_name}, {property_name},
{check_in_date}, {check_out_date}, {checkin_link}) con los datos de esa reserva en el momento
de insertarla, y el texto queda totalmente editable antes de enviarlo. El
chip Insertar enlace de check-in pega el enlace de check-in del huésped
por sí solo, sin abrir el selector de plantillas.
Cambiar el compositor al modo Nota guarda una nota privada en la conversación en lugar de enviar algo: el huésped nunca la ve, aparece con un tinte amarillo en la línea de tiempo, y puedes editar o eliminar tus propias notas después.
El botón Nuevo mensaje en la parte superior de la lista inicia una conversación con cualquier reserva que tenga un canal OTA conectado, incluso una que todavía no tenga mensajes.